Chefssekreterare inom ögonsjukvården - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om verksamheten

Hos oss inom vårdadministration område slutenvård arbetar cirka 240 medarbetare som främst är placerade på Centralsjukhuset Karlstad samt sjukhuset i Arvika. Vi är nio enheter som samarbetar med ett 20-tal specialiteter, exempelvis ortopedi, kirurgi och medicin. Vi har en bred expertis inom ett stort antal specialiteter med goda möjligheter att utvecklas genom att arbeta inom andra områden. Vi är en serviceorienterad kunskapsorganisation som kännetecknas av kompetenta medarbetare, hög vårdkvalitet, utvecklingsvilja, engagemang, ansvar och delaktighet.

Vi är en hälsofrämjande arbetsplats som värnar om god arbetsmiljö. Vi erbjuder dig som anställd en friskvårdstimme i veckan, flextid, friskvårdsbidrag, tillgång till gym i regionens lokaler, samt hälsoinspiratörer på varje enhet som anordnar aktiviteter.

Ögonsjukvården i Värmland ingår i område slutenvård med cirka 80 medarbetare och är regionens specialistresurs för ögonsjuka personer i alla åldrar. Ögonsjukvården har en omfattande öppenvård med både mindre mottagningar och större subspecialiserade mottagningar. På ett år produceras runt 55 000 vårdgivarbesök. På Centralsjukhuset i Karlstad bedrivs kirurgisk verksamhet på egen operationsavdelning, inklusive dagvård. En vårdplats finns på vårdavdelning 4 som tillhör ortopeden på Centralsjukhuset.

Genom vårt mål att producera så mycket vård vi kan för värmlänningen, baserad på medicinska prioriteringar, med fokus på en god arbetsmiljö för ett hållbart arbetsliv, skapar vi en trivsam arbetsmiljö med kompetenta och erfarna kollegor.

Arbetsbeskrivning

Chefssekreteraren ingår i ögonsjukvårdens ledningsgrupp men tillhör organisatoriskt verksamhetsområde vårdadministration område slutenvård. Chefssekreteraren erbjuds ett omväxlande arbete och ges stor möjlighet att utforma arbetets upplägg tillsammans med verksamhetschef. Uppdraget är primärt att ge verksamhetschefen, men även andra ledningsfunktioner stöd i det dagliga arbetet. Som administratör är du insatt i våra interna och externa flöden och ser förändringar som leder till smartare arbetssätt och processer.

Dina arbetsuppgifter kan bland annat bestå av att koordinera och planera ledningsmöten och ansvara för struktur och administration, handlägga frågor eller beslut från ledningsgrupp för att säkerställa att processen hanteras vidare, samordna och förbereda underlag och presentationer.

Dina uppdrag kommer bland annat att utgå från vår verksamhetsplan, där du kommer att:

• Driva och förvalta olika administrativa serviceuppdrag såsom dokumenthantering, göra flödesbeskrivningar, uppföljning av statistik.
• Vara verksamhetschefen och ledningsgruppen behjälplig med utskrifter av skrivelser, utformning av presentationer, rapportskrivningar som till exempel vid verksamhetsuppföljning.
• Vara mötessekreterare vid förekommande möten bland annat ledningsmöten, facklig samverkan med mera.
• Förbereda och skicka ut kallelser/dagordning, eventuella förhandlingsunderlag/bilagor, boka lokaler, skriva minnesanteckningar/protokoll och hantera efterarbete.
• Ansvara för verksamhetens diarieföring.
• Förvaltare och webbredaktör för verksamhetens ledningssystem på intranätet.
• Ansvara för verksamhetens LiV-katalog tillsammans med utsedd personal i verksamheten.
• Administrativ samordnare vid planering av konferenser, informationsdagar etc.
• Handläggning av patientärenden (exempelvis synpunktshandläggare 1177).
• Personaladministrativa uppgifter.
• Kontering av fakturor i vårt ekonomisystem Raindance.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har adekvat vårdadministrativ utbildning och det är önskvärt med goda kunskaper i Office-programmen. Du har god datorvana och intresse av att hålla dig uppdaterad med Region Värmlands olika IT-system. Den personliga lämpligheten bedöms på noggrannhet och strukturerat arbetssätt, ansvarstagande samt förmåga att arbeta självständigt. Du har en god samarbetsförmåga är lösningsorienterad och flexibel samt trivs i en miljö med variation i arbetsuppgifterna. Du är en skicklig skribent med fallenhet för det svenska språket.

Välkommen med din ansökan!