Chefssekreterare med placering onkologikliniken - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om verksamheten

Hälso- och sjukvården i Värmland är en gemensam organisation indelad i två områden: Område öppenvård (primärvården och psykiatrin) och område slutenvård. Region Värmland har 23 vårdcentraler i hela länet och tre akutsjukhus i Arvika, Karlstad och Torsby. Det är en lagom stor och sammanhållen sjukvårdsorganisation med korta beslutsvägar som gör att du kan se helheten och vara med och påverka. Vi tror på att hälso- och sjukvård måste utgå från våra patienters behov och medarbetarnas kompetens och vill driva hälso- och sjukvården framåt tillsammans med våra medarbetare. Inom verksamhetsområdet Vårdadministration område slutenvård arbetar en stor del av område slutenvårds chefssekreterare och vårdadministratörer, främst placerade i de olika verksamheterna inom Centralsjukhuset i Karlstad samt Sjukhuset i Arvika.

Onkologkliniken har ett länsövergripande ansvar för den allmänonkologiska cancersjukvården i Värmland. Kliniken arbetar med behandling av cancersjukdom med strål-, isotop-, cytostatika- och hormonbehandling samt molekylärbiologiska läkemedel och erbjuder även teambaserad specialiserad palliativ vård. Klinikens slutenvårdsavdelning tillhandahåller platser för patienter under onkologisk behandling och till patienter anslutna till klinikens palliativa team med tillfälligt behov i slutenvård.

Arbetsbeskrivning

Chefssekreteraren ingår i verksamhetens stabsfunktion men tillhör organisatoriskt verksamhetsområde vårdadministration område slutenvård. Chefssekreteraren erbjuds ett omväxlande arbete och ges stor möjlighet att utforma arbetets upplägg tillsammans med verksamhetschef. Uppdraget är primärt att ge verksamhetschefen, men även andra ledningsfunktioner stöd i det dagliga arbetet. Du kommer att ingå i vår ledningsgrupp, som består av verksamhetschef, enhetschefer i samverkan med stödfunktioner. Som administratör är du insatt i våra interna och externa flöden och ser förändringar som leder till smartare arbetssätt och processer.

Dina arbetsuppgifter kan bland annat bestå av att koordinera och planera ledningsmöten och ansvara för struktur och administration, handlägga frågor eller beslut från chefsgrupp/strategiskledningsgrupp för att säkerställa att processen hanteras vidare, samordna och förbereda underlag och presentationer.

Dina uppdrag kommer bl. a att utgå från vår verksamhetsplan, där du kommer att

• driva och förvalta olika administrativa serviceuppdrag ex dokumenthantering, göra flödesbeskrivningar, uppföljning av statistik.
• Vara verksamhetschefen och ledningsgruppen behjälplig med utskrifter av skrivelser, utformning av presentationer, rapportskrivningar som till exempel vid verksamhetsuppföljning.
• Vara mötessekreterare vid förekommande möten såsom ledningsmöten, facklig samverkan.
• Förbereda och skicka ut kallelser/dagordning, eventuella förhandlingsunderlag/bilagor, boka lokaler, skriva minnesanteckningar/protokoll och hantera efterarbete.
• Ansvara för verksamhetens diarieföring.
• Förvaltare och webbredaktör för verksamhetens ledningssystem på intranätet.
• Ansvara för verksamhetens LiV-katalog tillsammans med utsedd personal i verksamheten.
• Administrativ samordnare vid planering av konferenser, informationsdagar etc., framtagande av statistik (GOLI), avvikelsehantering(synpunktshandläggare), personaladministrativa uppgifter.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har adekvat vårdadministrativ utbildning. 
Erfarenhet är meriterande men inte ett krav.

Du bör du ha mycket god kunskap om Regionens IT-system och en fördjupad kunskap i Officeprogrammen. Det är önskvärt om du har erfarenhet från dokument- och ärendehanteringssystem.

Du har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter och kan snabbt ändra synsätt och
förhållningssätt. Du tar initiativ, sätter igång aktiviteter och uppnår resultat. Du har förmåga att prioritera och planera ditt arbete. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och hög social kompetens liksom en god förmåga till samverkan med olika intressenter för att nå uppsatta mål.

Välkommen med din ansökan, vi kommer att hålla intervjuer löpande.